Jednym z najważniejszych elementów mojej produktywności jest pewna niepozorna aplikacja, zaszyta niemal niewidocznie w pasku narzędzi komputera. Pomaga mi oszczędzić mnóstwo czasu i nerwów. Co dokładnie robi? Mówiąc najprościej: zastępuje ciągi znaków innymi. To takie szybkie pisanie. Już wyjaśniam.
Dla uproszczenia będę się w tekście posługiwał przykładem aplikacji TextExpander, z której korzystam. Na końcu materiału znajdziesz też alternatywne propozycje.
Szybkie pisanie w jednym miejscu
Na pewno masz sporo rzeczy, które w bardzo podobnej formule zapisujesz regularnie. Mogą to być powtarzalne maile (np. odpowiedzi z podziękowaniem lub przekierowaniem sprawy), dokumenty tekstowe (np. wzory umów), czy linki do ważnych stron (np. do Twojego profilu na LinkedIn – a tu jest mój). Najczęściej radzimy sobie z tym „na piechotę”: piszemy wielokrotnie te same zdania. Wiem, że niektórzy mają dokumenty (np. w Wordzie czy Notatniku), z których przekopiowują najczęściej używane bloki tesktu.
Jest jednak jeszcze jeden, wygodniejszy sposób. To aplikacje typu TextExpander, które rozpoznają to, co piszesz na klawiaturze i zastępują dowolne ciągi znaków (nazwijmy je skrótami) – innymi np. treściami maili czy adresami do stron. Czyli najprościej pisząc: możesz frazę składająca się z kilku liter zamienić na długaśnego maila, a wszystko zajmuje ułamek sekundy. Stąd właśnie szybkie pisanie. Dodatkowo, pod ciąg znaków możesz też „podkładać” obrazki.
Największymi zaletami tych rozwiązań są dla mnie: centralizacja (w jednym miejscu zarządzasz wszystkimi skrótami) oraz możliwość tworzenia zaawansowanych form (możesz na przykład raz przygotować dynamiczne formularze i jednym skrótem stworzyć dokument o ustalonej treści z dzisiejszą datą i obecną godziną – lub stopki mailowe z twoim zdjęciem).
Poniżej daję dwa przykłady na to, jak ja wykorzystuję TextExpandera.
Dwa przykłady
Szybkie frazy. Irytuje mnie mocno konieczność regularnego pamiętania i poprawnego wpisywania takich danych jak adres mailowy, dane firmowe, adresy do stron. Dlatego w TextExpanderze ustawione mam łatwe do zapamiętania i krótkie frazy (korzystam z nich wiele razy dziennie, w pełni automatycznie). Kilka przykładów:
- ikpmail zamienia mi się na mój adres mailowy dawid.zarazinski@kontekstypracy.pl
- ;dane – na pełny adres firmowy, NIP i REGON
- ;data –na dzisiejszą datę, czyli 3 marca 2021 (środa)
Ktoś powie: „eee, przesada, takie głupstwa”. A ja mu na to: kto raz spróbuje, ten poczuje moc. TextExpander daje wgląd w statystyki używania skrótów: tylko w ostatnich trzech dniach używałem ich 33 razy, oszczędzając (według danych aplikacji) około 15 minut. Całkiem nieźle, prawda?
Szybkie pisanie maili. Na pewno masz co najmniej kilka takich wiadomości, które są bardzo powtarzalne. W moim przypadku jest to na przykład udzielenie zgody na patronat medialny (lub brak tej zgody).
Scenariusz jest następujący: organizator wydarzenia zwraca się mailowo z prośbą o udzielenie patronatu medialnego. Ja mogę wyrazić zgodę (i wtedy muszę podesłać warunki współpracy) lub odmówić (najczęściej odmawiam z jednego powodu: wydarzenie nie wpisuje się w obszar tematyczny, którym się zajmuję).
W TextExpanderze mam więc ustawione dwie frazy:
A. patronatzgoda – która zamienia mi się na maila o treści (podaję fragment, mail jest dłuższy i ma więcej konkretów): „Dzień dobry, dziękuję za propozycję. Chętnie obejmiemy patronatem organizowane przez Was wydarzenie. Model współpracy patronackiej obowiązujący w serwisie obejmuje… Nasze logo w różnych formatach można pobrać ze strony…”.
B. patronatodmowa – która zamienia mi się automatycznie na maila o treści: „Dzień dobry! Dziękuję za propozycję, jednak z racji tematyki, na której skupiamy się w naszym serwisie muszę z przykrością odmówić. Mam nadzieję, że w przyszłości uda się nawiązać owocną współpracę! Miłego dnia!”
Aplikacje do szybkiego pisania
Zachęcam Cię do spróbowania aplikacji takich jak TextExpander, być może pomogą ci oszczędzić trochę cennego czasu i nerwów.
Poniżej znajdziesz informacje o trzech przykładowych aplikacjach, które możesz wypróbować. Na rynku jest ich oczywiście więcej.
TextExpander
Aplikacja, z której korzystam od lat. Instaluje się w systemie i działa niezawodnie. Jest wersja dla Windows i macOS oraz dla iOS i przeglądarki Chrome. Jedną z największych dla mnie zalet jest synchronizacja zapisanych skrótów między różnymi komputerami. Cena: ok. 165 zł rocznie. Więcej: textexpander.com.
PhraseExpress
Alternatywa dla TextExpandera. Ciekawą opcją jest możliwość łatwego zarządzania frazami w różnych językach oraz budowania całych dokumentów. To dopiero szybkie pisanie na sterydach! Cena: 50 dolarów za wersję standardową. Więcej: phraseexpress.com.
AutoHotkey
Rozbudowana, nieco bardziej zaawansowana aplikacja, pozwalająca nie tylko zamieniać ciągi znaków na inne, ale również między innymi zarządzać skrótami klawiszowymi. Jest to oprogramowanie otwarte, darmowe. Więcej: autohotkey.com.
