arrow-downaudiofacebookinstagramlinkedintweetervideo

Nie tylko szybkie pisanie. Ta aplikacja oszczędzi Ci godziny pracy

Mądra praca oszczędza czas. Pomóc może w tym pewna drobna aplikacja, którą musisz mieć.

Jednym z najważniejszych elementów mojej produktywności jest pewna niepozorna aplikacja, zaszyta niemal niewidocznie w pasku narzędzi komputera. Pomaga mi oszczędzić mnóstwo czasu i nerwów. Co dokładnie robi? Mówiąc najprościej: zastępuje ciągi znaków innymi. Już wyjaśniam.

Dla uproszczenia będę się w tekście posługiwał przykładem aplikacji TextExpander, z której korzystam. Na końcu materiału znajdziesz też alternatywne propozycje.

W cyklu materiałów „Mądra praca” poznasz praktyczne wskazówki i gotowe do wdrożenia narzędzia. Więcej materiałów wkrótce!

Szybkie pisanie w jednym miejscu

Na pewno masz sporo rzeczy, które w bardzo podobnej formule zapisujesz regularnie. Mogą to być powtarzalne maile (np. odpowiedzi z podziękowaniem lub przekierowaniem sprawy), dokumenty tekstowe (np. wzory umów), czy linki do ważnych stron (np. do Twojego profilu na LinkedIn – a tu jest mój). Najczęściej radzimy sobie z tym „na piechotę”: piszemy wielokrotnie te same zdania. Wiem, że niektórzy mają dokumenty (np. w Wordzie czy Notatniku), z których przekopiowują najczęściej używane bloki tesktu.

Jest jednak jeszcze jeden, wygodniejszy sposób. To aplikacje typu TextExpander, które rozpoznają to, co piszesz na klawiaturze i zastępują dowolne ciągi znaków (nazwijmy je skrótami) – innymi np. treściami maili czy adresami do stron. Najprościej pisząc: możesz frazę składająca się z kilku liter zamienić na długaśnego maila, a wszystko zajmuje ułamek sekundy. Dodatkowo, pod ciąg znaków możesz też „podkładać” obrazki.


Chcesz więcej? Poznaj teksty cieszące się dużym zainteresowaniem!

▶️ Czy polscy pracownicy są szczęśliwi?
▶️ „Tobie zajmie to chwilę”: jak reagować na drobne prośby o pomoc?
▶️ Praca zdalna uszczęśliwia
▶️ Nauczyłem się w bolesny sposób, czym grozi zaniedbywanie odpoczynku


Największymi zaletami tych rozwiązań są dla mnie: centralizacja (w jednym miejscu zarządzasz wszystkimi skrótami) oraz możliwość tworzenia zaawansowanych form (możesz na przykład raz przygotować dynamiczne formularze i jednym skrótem stworzyć dokument o ustalonej treści z dzisiejszą datą i obecną godziną – lub stopki mailowe z twoim zdjęciem).

Poniżej daję dwa przykłady na to, jak ja wykorzystuję TextExpandera.

Dwa przykłady

Szybkie frazy. Irytuje mnie mocno konieczność regularnego pamiętania i poprawnego wpisywania takich danych jak adres mailowy, dane firmowe, adresy do stron. Dlatego w TextExpanderze ustawione mam łatwe do zapamiętania i krótkie frazy (korzystam z nich wiele razy dziennie, w pełni automatycznie). Kilka przykładów:

  • ikpmail zamienia mi się na mój adres mailowy dawid.zarazinski@kontekstypracy.pl
  • ;dane – na pełny adres firmowy, NIP i REGON
  • ;data –na dzisiejszą datę, czyli 3 marca 2021 (środa)

Ktoś powie: „eee, przesada, takie głupstwa”. A ja mu na to: kto raz spróbuje, ten poczuje moc. TextExpander daje wgląd w statystyki używania skrótów: tylko w ostatnich trzech dniach używałem ich 33 razy, oszczędzając (według danych aplikacji) około 15 minut. Całkiem nieźle, prawda?

Szybkie maile. Na pewno masz co najmniej kilka takich wiadomości, które są bardzo powtarzalne. W moim przypadku jest to na przykład udzielenie zgody na patronat medialny (lub brak tej zgody).

Scenariusz jest następujący: organizator wydarzenia zwraca się mailowo z prośbą o udzielenie patronatu medialnego. Ja mogę wyrazić zgodę (i wtedy muszę podesłać warunki współpracy) lub odmówić (najczęściej odmawiam z jednego powodu: wydarzenie nie wpisuje się w obszar tematyczny, którym się zajmuję).

W TextExpanderze mam więc ustawione dwie frazy:

A. patronatzgoda – która zamienia mi się na maila o treści (podaję fragment, mail jest dłuższy i ma więcej konkretów): „Dzień dobry, dziękuję za propozycję. Chętnie obejmiemy patronatem organizowane przez Was wydarzenie. Model współpracy patronackiej obowiązujący w serwisie obejmuje… Nasze logo w różnych formatach można pobrać ze strony…”.

B. patronatodmowa – która zamienia mi się automatycznie na maila o treści: „Dzień dobry! Dziękuję za propozycję, jednak z racji tematyki, na której skupiamy się w naszym serwisie muszę z przykrością odmówić. Mam nadzieję, że w przyszłości uda się nawiązać owocną współpracę! Miłego dnia!”

Nie tylko TextExpander

Zachęcam Cię do spróbowania aplikacji takich jak TextExpander, być może pomogą Ci oszczędzić trochę cennego czasu i nerwów.

Poniżej znajdziesz informacje o trzech przykładowych aplikacjach, które możesz wypróbować. Na rynku jest ich oczywiście więcej.

TextExpander

Aplikacja, z której korzystam od lat. Instaluje się w systemie i działa niezawodnie. Jest wersja dla Windows i macOS oraz dla iOS i przeglądarki Chrome. Jedną z największych dla mnie zalet jest synchronizacja zapisanych skrótów między różnymi komputerami. Cena: ok. 165 zł rocznie. Więcej: textexpander.com.

PhraseExpress

Alternatywa dla TextExpandera. Ciekawą opcją jest możliwość łatwego zarządzania frazami w różnych językach oraz budowania całych dokumentów. Cena: 50 dolarów za wersję standardową. Więcej: phraseexpress.com.

AutoHotkey

Rozbudowana, nieco bardziej zaawansowana aplikacja, pozwalająca nie tylko zamieniać ciągi znaków na inne, ale również między innymi zarządzać skrótami klawiszowymi. Jest to oprogramowanie otwarte, darmowe. Więcej: autohotkey.com.


Hej! To jeszcze nie koniec! 💌

Podobał Ci się powyższy artykuł? ❤️ Staramy się tworzyć dobre, praktyczne treści. Szczególną miłością darzymy nasz newsletter. Pokazujemy, jak będzie wyglądała przyszłość pracy i jaka powinna być mądra praca. Zachęcamy: zapisz się, daj nam szansę. A jeśli Ci się nie spodoba w każdej chwili możesz się wypisać.

Dawid Zaraziński

Jestem współtwórcą Instytutu Kontekstów Pracy oraz dyrektorem komunikacji w meet&grow. Lubię dzielić się wiedzą i doświadczeniem podczas konferencji, warsztatów, webinariów. Jestem aktywny na LinkedIn i Twitterze – zapraszam do kontaktu!

Dołącz do dyskusji

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *