Masz pytanie dotyczące szeroko rozumianej pracy? Chcesz dowiedzieć się czegoś o biurze, rekrutacji pracowników, motywowaniu zespołów lub produktywności? Napisz do nas na kontakt@kontekstypracy.pl! Na Twoje pytania odpowiadają najlepsi eksperci. Dziś pytanie o to, kiedy zmienić biuro.
PYTANIE: Jak poznać, że czas na zmianę biura? Czy są jakieś konkretne wskazówki, które pozwalają zorientować się, że biuro nie spełnia swojej funkcji?
Odpowiada Marta Badura, ekspert w obszarze zmian środowiska pracy.
Często konieczność zmiany bądź rearanżacji biura jest wymuszona przez szerszą perspektywę biznesową. Taka potrzeba pojawia się na przykład w sytuacji fuzji czy przejęcia, szybkiego rozwoju firmy. Lub reorganizacji procesów biznesowych, decyzji o optymalizacji portfolio nieruchomości itd. Wyraźne oznaki, że czas na zmianę możemy również dostrzec podczas obserwacji codziennego życia biura.
Spotkania na korytarzach
👉 Spotkania odbywające się praktycznie wszędzie – na korytarzu, na sofie przy windzie, w kuchni etc. Doświadczenie pokazuje, że przyczyną takiego stanu rzeczy może być niewłaściwy system rezerwacji sal lub złe nawyki pracowników związane z rezerwacjami. Ale zazwyczaj towarzyszy temu niedopasowanie przestrzeni do realnych potrzeb firmy. Za mała liczba sal i niedostosowanie ich rozmiaru do zapotrzebowania przekłada się na codzienne problemy. Marnowanie czasu na poszukiwanie wolnej sali, niska ergonomia takich improwizowanych miejsc spotkań czy też trudność z zachowaniem poufności danych to codzienność w polskich biurach. To kluczowa wskazówka do odpowiedzi na pytanie o to, kiedy zmienić biuro.
👉 Ludzie krążący po korytarzach z telefonami – to kolejny objaw pokazujący, że biuro nie nadąża za zmianą stylu pracy. Telefony komórkowe stały się nieodłącznym narzędziem pracy, ale pracodawcy często zapominają o małych powierzchniach, gdzie można z nich swobodnie korzystać. Często obserwujemy w biurach pracowników błąkających się w poszukiwaniu miejsca do spokojnej rozmowy, która nie będzie zakłócać innym pracy. Rozmowy telefoniczne współpracowników to też jedna z najczęściej wskazywanych przyczyn hałasu w biurach.
Stosy dokumentów i tłok w kuchni
👉 Pracownicy zabierający pracę do domu – już podczas kilku krótkich rozmów z pracownikami można wychwycić potrzebę pracy z domu. Często w naszych wywiadach padają stwierdzenia: „łatwiej mi się skupić w domu”, „zabieram do domu pracę, żeby się na spokojnie nad tym zastanowić”. Oczywiście przyczyny tego zjawiska mogą być różne. Warto jednak upewnić się, czy główną z nich nie jest hałas w biurze i brak miejsc, w których można popracować w skupieniu.
👉 Piętrzące się dokumenty – mogą być wynikiem zbyt małej ilości miejsca do przechowywania. Ale dowodzą również, że od dawna firma nie przyglądała się temu, co jest tak naprawdę potrzebne ludziom do pracy. Rearanżacja biura to idealny moment na generalne porządki biura, które siłą rzeczy obejmą wszystkich pracowników i wszystkie skrzętnie poukrywane po kątach dokumenty.
👉 Tłok w kuchni – jeszcze kilka lat temu uczestnicy prowadzonych przeze mnie warsztatów zgodnie twierdzili, że obiady jedzą o 18-19, po pracy. Dziś na szczęście coraz więcej firm rozumie, że chwila odpoczynku i ciepły posiłek wpływają na efektywność pracowników. A obiad w pracy nie jest czymś niezwykłym. Niestety za tą zmianą wciąż nie nadąża przestrzeń wielu biur. Pokutują wciąż maleńkie aneksy kuchenne ze zbyt małą liczbą mikrofalówek. Takie, w których ludzie czekają w kolejce aby móc usiąść i zjeść w spokoju posiłek.
Kiedy zmienić biuro? Obserwuj pracowników!
Styl naszej pracy wciąż ulega zmianom. Chociażby ze względu na rozwój technologii, przez co telefon komórkowy czy sprzęt do wideokonferencji stały się nieodłącznymi narzędziami naszej pracy. Wiele biur niestety tej zmiany nie uwzględnia i często widać to gołym okiem. Oczywiście, aby zaprojektować biuro w pełni dopasowane do potrzeb firmy i jej pracowników warto przeprowadzić całościowy proces badawczy, który pozwoli poznać realne potrzeby pracowników. Kiedy zmienić biuro? Obserwacja codziennego funkcjonowania firmy pomaga wychwycić moment, kiedy zmiana staje się konieczna.
