Masz pytanie dotyczące szeroko rozumianej pracy? Chcesz dowiedzieć się czegoś o biurze, rekrutacji pracowników, motywowaniu zespołów lub produktywności? Napisz do nas na kontakt@kontekstypracy.pl! Na Twoje pytania odpowiadają najlepsi eksperci. Dziś pytanie o to, jak reagować na prośby o pomoc.
PYTANIE: Współpracownicy proszą mnie często o drobne przysługi. Nie są to duże sprawy, ale zabierają mi sporo czasu i odciągają od moich zadań. Czy i jak odmawiać, aby nie urazić osoby proszącej o pomoc? Jak być bardziej asertywnym?
Odpowiada Marta Garsztka-Rimer, kierowniczka Biura Projektów oraz rzeczniczka ds. przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi w Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN.
Kto nie zna tekstu: „Ty potrafisz, ty wiesz, jak to zrobić. Tobie zajmie to sekundę, a ja się męczę od kilku minut. Dyrektor chce te dane na już. Pomóż proszę”. To miłe, że ktoś prosi nas o pomoc, ale co zrobić, gdy prośby przekształcają się w codzienny rytuał, zabierający nam czas? Jak mówić „nie”, dbać o swoje granice i przy okazji wyrabiać się ze swoją pracą?
Drobne przysługi i pomoc innym jest potrzebna; odrywamy się od rutynowych zajęć, jesteśmy postrzegani jako „prospołeczni” – też więc na tym zyskujemy. Ale jak nie dać sobie wejść na głowę? Mam na to kilka własnych rozwiązań. Chodzi o to, aby sprawniej zarządzać sobą w czasie.
Dobry plan to podstawa
Po pierwsze planować, planować, planować. Nie wszyscy to lubią i potrafią. Ale tworzenie list „rzeczy do zrobienia”, pozwala panować nad czasem i efektywniej go wykorzystywać.
Po drugie można ustalić dzień lub godziny pracy własnej i wpisać to w swój kalendarz – tak aby nikt nie mógł nas zaprosić w tym czasie na spotkanie. Do tego zablokować można powiadomienia ze skrzynki pocztowej, wyciszyć telefon i odsunąć tak, aby nie patrzeć na migające powiadomienia na ekranie (można go schować do szuflady). Czasami rezerwuję salę spotkań, zabieram laptopa i w spokoju pracuję godzinę lub dwie, gdzie nikt mi nie przeszkadza.
Przy dużych projektach zdarzało mi się też zmieniać godziny pracy, czyli zaczynać wcześniej niż większość biura. Wtedy mogłam spokojnie odpisać na maile czy poczytać umowy.
Jak reagować na prośby o pomoc: kiedy mówić „nie”
Jeśli chcesz powiedzieć „nie”, powiedz to wprost, bez skrępowania. To trafi do odbiorcy i tylko w kilku przypadkach można spodziewać się obrazy czy czegoś równie nieprofesjonalnego. Oczywiście używamy słów, które komunikują chęć pomocy, ale jednocześnie brak możliwości udzielenia jej w tym momencie. Możemy powiedzieć: „chętnie ci pomogę, ale proszę przyjdź za godzinę” lub „jak skończę to co robię, podejdę do ciebie”. Często po takim czasie się okazuje, że te prośby już są nieaktualne.
Dobrze jest trenować mówienie „nie”. Kursów i szkoleń pełno, ale w moim przypadku sprawdza się kilka trików mowy ciała. Mówię „nie” patrząc w oczy, wstając lub siedząc (w zależności w jakiej pozycji jest pytający). Nie odmawiam w pozycji obronnej czy agresywnej, nigdy nie krzyżuję ramion, nie zakładam nogi na nogę. Warto potrenować przed lustrem, aby panować nam mimiką twarzy lub na przyjaciołach czy rodzinie, oni znają nas na tyle, że wykrają każdy fałsz.
Warsztaty z powtarzalnych procedur
Jest jeszcze kwestia czynności powtarzalnych – próśb wynikających z braku wiedzy dotyczącej procedur. Często na przykład dostaję pytania o to co trzeba zrobić z dokumentem, który wypełnić, komu go przekazać. Dobrym, choć czasochłonnym pomysłem jest zrobienie wewnętrznych warsztatów z obowiązujących regulaminów i procedur – cześć teoretyczna i autorskie case study oparte na tym, co dzieje się w firmie. Warsztat powinna poprzedzać krótka ankieta, która pomoże określić potrzeby. Jest to też dobre rozwiązanie dla nowozatrudnionych osób w ramach onboardingu. Równie dobrze można zrobić warsztaty z obsługi programu do prezentacji czy arkusza kalkulacyjnego. „Warsztaty narzędziowe” powinny mieć swój dalszy ciąg – sprawdzenie zadań, które przekazało się uczestnikom.
Przy okazji programu z rozwoju talentów, można część programu szkoleniowego na określonych zasadach, udostępnić chętnym pracownikom, szczególnie z praktycznych narzędzi.
Inwestowanie swojego czasu, wykazanie się talentem pedagogicznym i cierpliwością opłaci się w dłuższej perspektywie. Dział HR będzie wdzięczny za inicjatywę, a szefowa lub szef doceni. Dodatkową korzyścią finansową jest korzystanie z wewnętrznych zasobów, a szkolenia są dobrą okazją do integracji. Minusem jest to, że należy powtarzać te spotkania, a tematy są zawężone do poszczególnych procedur, co nie zawsze wyeliminuje prośby o pomoc pracowników.
Każda procedura powinna mieć też prostą formę graficzną, która powinna być dostępna w jednym miejscu w wewnętrznym narzędziu do komunikacji z pracownikami, z którego korzysta firma.
Jeśli mimo regularnych warsztatów i jasnej komunikacji ktoś wciąż prosi cię o pomoc – cóż, może po prostu nie jest właściwą osobą na swoim stanowisku? Nie musisz czuć potrzeby pomagania tej osobie za każdym razem.
Podane przeze mnie rozwiązania nie zastąpią nauki asertywności, komunikacji i stawiania granic, ale może ucząc się planować swój czasu, nauczymy się go szanować. Jak reagować na prośby o pomoc? Z szacunkiem i stanowczością.
